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Posteingänge laufen voll
Mieter, Eigentümer, Beiräte, Dienstleister und Versicherungen schreiben alle in dieselben Kanäle. Wichtiges sieht aus wie Routine.
Entlastung für Hausverwaltungen
Mehr Objekte betreuen — ohne mehr Chaos im Tagesgeschäft.
data-synq nimmt eurem Team wiederkehrende Vorarbeit ab: Posteingang vorsortieren, Schadenmeldungen vorbereiten und Dokumente sauber zuordnen — direkt in Outlook, Microsoft 365 oder euren vorhandenen Systemen.
Für Verwaltungen, die mehr schaffen wollen, ohne direkt neue Software oder zusätzliches Personal zur ersten Antwort zu machen.
✓ Outlook / Microsoft 365
✓ IMAP-Postfächer
✓ SharePoint / Ordnerstrukturen
✓ Casavi, etg24, facilioo nach Schnittstellenprüfung
// Warum das im Alltag bremst
Hausverwaltungen haben nicht zu wenig Software. Sie haben zu viel manuelle Vorarbeit.
Bevor ein Vorgang bearbeitet werden kann, muss jemand Mails lesen, Objekte zuordnen, Anhänge prüfen, Dienstleister finden, Prioritäten setzen und den nächsten Schritt formulieren.
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Objektbezug kostet Zeit
Adresse, Einheit, Eigentümername oder alte Betreffketten müssen erst gesucht werden, bevor überhaupt klar ist, worum es geht.
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Dokumente werden manuell geprüft
Schäden, Rechnungen, Policen, Beschlüsse und Verteilerschlüssel liegen verteilt in Mails, PDFs, Ordnern und Papierakten.
// Was wir euch abnehmen
Keine Beratung, die liegen bleibt. Wir richten den Ablauf ein.
Wir schauen uns euren konkreten Alltag an, setzen die Entlastung im bestehenden System auf, testen mit echten Fällen und übergeben den Ablauf so, dass das Team ihn nutzen kann.
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Posteingang vorbereiten
Mails werden nach Objekt, Anliegen und Dringlichkeit vorbereitet. Optional mit Labels, Ordnern, kurzer Zusammenfassung und Antwortentwurf.
OutlookIMAPAntwortentwürfe🛠️
Schäden schneller starten
Schadenmeldungen werden so vorbereitet, dass klar ist, was fehlt und was als Nächstes passieren sollte: Rückfrage, Dienstleister, Versicherung, Eigentümerinfo oder Ablage.
WasserschadenHandwerkerVersicherung📁
Dokumente sauber zuordnen
Anhänge und Dokumente werden benannt, dem richtigen Objekt oder Vorgang zugeordnet und für die weitere Bearbeitung vorbereitet — inklusive Hinweis auf fehlende Unterlagen.
PDFsSharePointDMS// Beispiele aus dem Alltag
So wird aus täglicher Vorarbeit ein vorbereiteter Vorgang.
Im Erstgespräch zeigen wir anhand typischer Verwaltungsfälle, wie E-Mails, Schäden und Unterlagen schneller bearbeitbar werden — ohne neues Dashboard.
ObjektWEG Musterstraße 12
AnliegenWasserschaden
PrioritätHoch
Entwurfvorbereitet
Beispiel 1: Mail wird Vorgang
Aus einer unklaren Mail wird ein bearbeitbarer Vorgang mit Objekt, Anliegen, Dringlichkeit und Antwortentwurf.
1. Schaden erkanntWasser läuft im Bad
2. Zuständigkeit prüfenGemeinschaft / Sondereigentum / Versicherung
3. Nächster SchrittDienstleister + Eingangsbestätigung
Beispiel 2: Schaden startklar machen
Schadenmeldungen werden nicht nur abgelegt, sondern mit nächstem Schritt und fehlenden Informationen vorbereitet.
Rechnung_Heizung.pdferkannt
Police_Gebäude.pdfzugeordnet
Beschluss_2025.pdfabgelegt
Foto_Schaden.jpgverknüpft
Beispiel 3: Unterlagen zuordnen
Dokumente werden benannt und dem richtigen Objekt oder Vorgang zugeordnet — inklusive Hinweis auf fehlende Unterlagen.
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Live-Demo mit typischen Verwaltungsfällen
Wir zeigen in 15 Minuten, wie aus typischen Mails, Schadenmeldungen und Dokumenten ein vorbereiteter Vorgang wird — ohne neues Dashboard.
// Was am Ende steht
Ein entlasteter Ablauf, kein Foliensatz.
Die Zusammenarbeit endet mit einem nutzbaren Ablauf im bestehenden Arbeitsumfeld — nicht mit einer Empfehlungsliste, die intern liegen bleibt.
Kategorien & Regeln definiert
Postfach oder Ordner angebunden
Antwortentwürfe vorbereitet
Team-Übergabe dokumentiert
Testfälle geprüft
Ausbauplan erstellt
1 Startbereichzum Beispiel ein zentrales Postfach oder ein klar abgegrenzter Schadenprozess.
20–50 Beispieletypische Mails und Dokumente reichen oft, um die wichtigsten Muster zu erkennen.
3 EngpässePosteingang, Schadenbearbeitung und Unterlagenablage als häufigste Hebel.
Alle Angaben sind Orientierung, keine Garantie. Der konkrete Umfang hängt von Systemlandschaft, Datenqualität und Freigaben ab.
// Feedback aus Gesprächen
Das hören wir immer wieder: Die Systeme sind da — aber die Vorarbeit bleibt am Team hängen.
Bis echte Kundenreferenzen freigegeben sind, bleiben die Aussagen bewusst anonymisiert und als Gesprächsfeedback gekennzeichnet.
„Wir brauchen nicht noch ein Portal. Wir brauchen, dass der Posteingang besser vorbereitet ist.“
Anonymisiertes Feedback aus einem Gespräch mit einer Hausverwaltung
„Bei Schäden verlieren wir Zeit, weil erst geprüft werden muss, wer zuständig ist und welche Unterlagen fehlen.“
Anonymisiertes Feedback aus Discovery-Gesprächen
„Outlook bleibt der Arbeitsplatz. Alles, was zusätzlich geöffnet werden muss, wird im Alltag schwierig.“
Anonymisiertes Feedback zur Systemintegration
Hinweis: Diese Karten sind keine öffentlichen Kundenreferenzen.
// Ablauf
Von voller Inbox zu klaren Abläufen — schrittweise und kontrolliert.
Wir starten klein, damit die Entlastung im Alltag funktioniert, bevor sie auf weitere Objekte, Teams oder Postfächer erweitert wird.
Startgespräch
Wir verstehen Mailtypen, Objekte, Zuständigkeiten, Systeme und die häufigsten Zeitfresser.
Ablauf einrichten
Wir richten Sortierung, Labels, Ordner, Zusammenfassungen, Entwürfe und Übergaben im bestehenden System ein.
Mit echten Fällen testen
Wir testen mit typischen Mails, Schäden und Dokumenten und passen den Ablauf an den Alltag eures Teams an.
Team einweisen & ausbauen
Das Team bekommt eine kurze Einweisung, einfache Dokumentation und einen klaren Plan für den nächsten Ausbau.
// About us
Prozesse verstehen. Sicher umsetzen.
Wir verbinden Prozessverständnis, IT-Sicherheit und Entwicklung — mit Fokus auf Lösungen, die im Arbeitsalltag von Hausverwaltungen wirklich nutzbar sind.
Lars
Daten & Strategie
Data Engineer & IT-Consultant. Übersetzt Verwaltungsprozesse in einfache, messbare Arbeitsabläufe und priorisiert den Nutzen im Tagesgeschäft.
in LinkedIn
Benedikt
IT-Sicherheit
IT-Security-Experte & Consultant. Achtet auf Datenschutz, Zugriffskonzepte, Rollen und sichere Verarbeitung von Mandanten- und Objektdaten.
in LinkedIn
Friedjof
IT-Entwicklung & DevOps
DevOps-Experte & Informatiker. Baut robuste Schnittstellen, Abläufe und Deployments für bestehende Prozesslandschaften.
in LinkedIn// Häufige Fragen
Passt das in unsere bestehende Arbeitsweise?
Müssen wir ein neues Dashboard nutzen?
Nein. Der Kern ist gerade, bestehende Systeme wie Outlook, Microsoft 365, IMAP, SharePoint oder vorhandene Ordnerstrukturen zu nutzen.
Wer entscheidet über Antworten?
Euer Team. Standardmäßig wird nur vorbereitet: sortieren, zusammenfassen, markieren und Entwurf erstellen. Der Mensch entscheidet final.
Funktioniert das mit unserer Hausverwaltungssoftware?
Das prüfen wir im Startgespräch. Oft reicht der Beginn über E-Mail, Export, Ordner oder Microsoft 365. Schnittstellen zu Portalen werden separat geprüft.
Was ist mit Datenschutz?
Wir planen Rollen, Zugriffe, Datenflüsse und Verarbeitung bewusst mit. Ziel ist eine kontrollierbare Lösung statt unklarer Einzellösungen im Team.
// Nächster Schritt
Zeig uns euren Posteingang — wir zeigen, wo Entlastung möglich ist.
In 15 Minuten siehst du, wie eure Mails, Schadenmeldungen oder Dokumente schneller bearbeitbar werden können. Ohne Verpflichtung und ohne neues Dashboard.
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